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社内ポータルをGoogleサイトからLumAppsに切り替えた理由と今後のロードマップを担当者が語った

お疲れさまです。Super Stories編集部のみえです。
Supershipグループのみなさん、いつも記事を読んでいただきありがとうございます!

今回は、このオープン社内報であるSuper Storiesの編集長であり、インナーコミュニケーションを推進する大崎さんが、2023年12月に行ったSupership社内ポータルのリニューアル(※)について、LumApps社主催のセミナーで講演した内容をレポートします。
本記事を通し、社員の皆さんにもリニューアルの背景や今後の展望などを知っていただけると嬉しいです。

※今回、社内ポータルのリニューアルにあたり、LumApps社が提供するクラウド型プラットフォーム「LumApps(ルムアップス)」を採用・導入しました。


<講演者>

Supership株式会社 ピープル&コミュニケーション本部
コーポレートコミュニケーション部 広報・マーケティングG 大崎 翔平


地方テレビ局での記者勤務を経て、2018年にSyn.ホールディングス(現・Supership)に入社。
広報職として、プロダクト・コーポレート広報に携わった後、社内報(紙やnoteによる発信)制作、社内イベント企画・運営などを通じた社内広報(インナーコミュニケーション)を担当。

旧ポータル環境で生じていた2つの課題

本日はどういった経緯で社内ポータルのリニューアルに至ったのかについてご紹介します。
そもそもリニューアルのきっかけとなったのは2つの課題です。

① 旧ポータルの検索性の低さ

Supershipグループでは、主にSlackをコミュニケーションツールとして採用しています。コーポレート部門からのお知らせ(規定・各種対応窓口やフロー、社内イベントの告知など)は、Slackの全社案内チャンネル(#announcement)での情報発信に加え、Googleサイトで構築した社内ポータルサイトに情報を掲載してきました。

ただ、前社内ポータルには致命的な課題が、、、検索してもなぜか適切な検索結果が表示されなかったんですよね。必要な情報をすぐに見つけることができなかったのです。

その結果、ポータルで欲しい情報を得られなかった社員からの問い合わせが、日々各部門の問い合わせ専用チャンネルに寄せられるという、非効率な状態が慢性化していました。

▼ 例えば、交通費の精算方法を知りたいとき、「交通費」と検索してもヒットせず・・・

② Slackの全社案内チャンネル(#announcement)が渋滞しがち

もう1つが、Slackの全社員向けの連絡チャンネル(#announcement)における情報の渋滞です。我々広報や人事をはじめとするバックオフィスの部門を中心に、「 社内報更新したから見てね!」「経費清算忘れずに!」などのお知らせが、何度もリマインドされるうちに、大事な情報なのに通知が煩わしくてつい読み飛ばしてしまったり、次々と情報が流れていくうちに見失ってしまう事態に。

さらに、こうした中でも発信側がなんとかみんなに見てもらいたい一心で、絵文字を多用するなど目立たせて投稿することも多くなってしまったことで、受け手側は情報が余計頭に入ってこない、という悪循環にも陥っていました。

こうした課題を解消するために、重要なお知らせや社員の皆さんが知りたい情報にきちんとアクセスすることができるような環境を整備すべく、ポータルを作り直そうという結論に至りました。

ツール選定にあたって重視したポイント3つ

では、どのツールに切り替えるべきか?を検討するにあたって重視したのは以下の3つです。

① 社内運用中のツールとの相性のよさ

Supershipグループは、例えばプロジェクト管理にはTrelloやNotion、Backlogなど、各部門・チームの業務内容に応じた多種多様な外部ツールを活用している環境です。
こうした中で、新しいポータルにおいては、現状使用しているツールを“束ねる”役割を期待したいと考えました。

よって、Google WorkspaceやSlackなど、既存のシステムとシームレスに連携可能か?という点が、まず1つめの選定ポイントとなりました。

② 検索性の高さ

旧ポータルで課題となっていた“検索できない問題”がクリアになるか?もポイントとなりました。単純に情報を束ねたリンク集に終始したものでは、高い検索性は期待できません。Googleドライブ内のファイルまでしっかり検索可能か?という点も重要なポイントとなりました。

③ 双方向コミュニケーションの実現

日々業務に追われている中で、従来どおり、「社員に情報を探しにきてもらう」という“待ちの構え”では、当然ながらサイトに人が集まりません。社員同士、共通のネタでラフに会話したり、ナレッジをシェアできるような双方向コミュニケーションができる機能も備えていると、アクセスする理由やきっかけが生まれ、人が集まるサイトになるのではないか、と考えました。

これら3つのポイントを中心に、様々なツールの機能比較をしてみた結果、当社の場合はLumAppsが最もバランスよく要件を満たしてくれているツールではないか?という結論に至りました。

その一方で、 費用面だけで評価すると、もっと安価なツールがあったのが正直なところでした。それでもLumAppsを選んだ決め手となったのは、他ツールよりデザインカスタマイズ性が高く、みんなが見たくなるような優れたUI(ユーザーインターフェース)が実現できそうである点、(Googleアカウントと紐付けるので)セキュリティ面でも安心である点、そして「ミライリアルの幸せをデジタルの力で創る」というパーパスを掲げるSupershipグループらしく、次世代的な最新ツールを採用したい、という考えが後押しとなり、このツールの利用について経営層へプレゼンした結果、採用に至りました。

※余談:LumAppsは洗練された次世代のデジタルワークプレイスを提供し、従業員が自分にとって最適な従業員エクスペリエンスをデザインできるツールとしてGartner® からMagic Quadrant™ for Intranet Packaged Solutions のリーダーの1社として選定されたそうです。

導入してみた結果

導入を決めてからは、まずは販売代理店さんによるレクチャー会を自身を含めた社内メンバー数人向けに何度か実施いただき、旧ポータルのコンテンツ移行と運用担当者へのレクチャー会やマニュアル展開などの準備を経て、2ヶ月程でローンチを完了させました。

検討と社内調整に時間を要してしまった分、サイト構築から公開まで急ピッチで進めなくてははならず、まずはシンプルに旧ポータルの情報をそのまま引っ越したベータ版として、2023年12月1日に公開した、という次第です。

リニューアルから約4ヶ月間の合計セッション数は22,000セッションで、だいたい1人につき週に3ページくらいは見てくれてるのではないか?ということがデータから推測できています。
みなさん、結構見てくれてるんだな〜と実感し、嬉しくなりました。

また、4ヶ月間で、我々含め各部署から計40本、つまり月10本程度のニュースが更新されており、情報発信する側の皆さんにとってもうまく活用してもらえているのではないか、という感触があります。

▼ 実際のポータル画面(4月時点)

今後について

まずはベータ版として旧ポータルの情報を移管してスピード優先でローンチしたため、双方向コミュニケーションを実現する機能についてはまだ実装できておらず、現時点では道半ばな状態です。

Supershipグループ社内で開催されている勉強会の開催告知や、各部門のナレッジを共有できるような場所を用意して、皆さんに積極的に発信していただけるようなポータルのアップデートに向けて、引き続き開発を進めていきたいと思っています。

また、適切な頻度で重要なお知らせを確実に届けるための工夫として、例えばポータルの更新情報をSlackチャンネルに通知、モバイルアプリへのプッシュ通知、メールで配信するなどの方法も並行して模索していきます。

加えて、LumApps側の機能アップデートも頻繁に行われています。例えば、AIを活用したチャットボットの実装や、新入社員へのオンボーディングツールとして活用するケースにも対応予定との情報もありますので、そうした最新機能もキャッチアップしながら、使いやすい社内ポータルへとブラッシュアップし続けていきたいと思っています。


以上、社内ポータルリニューアルの経緯と今後についての講演をレポートしました。
最後に、大崎さんよりメッセージをどうぞ!

さいごに(大崎さんより一言)

ぶっちゃけ、まだここが使いにくいよ!とか、情報が足りてない!とか、まだまだ至らない点も多いサイトだと思っています。
ただ、ご紹介したとおりこれで完成というわけではなく、今後は運営メンバーが一方的に情報を発信するのでなく、社員の皆さんからも情報発信したり、リアクションができるサイトになるようアップデートしていきます。

皆さんの声や利用状況(データ)を集めながら、使いやすいサイトへと"育てていきたい”と思っていますので、とにかく、まずはサイトにアクセスして、一通り触ってみてください!

その上で、こんな機能がほしい!こんな使い方できないか?この情報も載せて欲しい!などなど、ご意見やリクエストなどありましたら、大崎までお寄せください。

社内ポータルにおけるニーズを拾い上げるのはなかなか簡単じゃないなーと感じているので、直接ぶつけてもらえるととても助かります。(もちろん、ここがよくなった!とかの声もめちゃくちゃ励みになります!)ご連絡お待ちしています!

「事例紹介動画」も公開されています!

そして、先日旧虎ノ門オフィスで撮影があったのを覚えていらっしゃる方も多いかと思いますが・・LumApps社による、SupershipのLumApps導入事例紹介動画が公開されました!

動画には大崎さん、そして人事のかつみんこと渡辺さんが登場しています。
LumApps導入のメリットや導入後の変化などについてお話していますのでぜひチェックしてみてください。

そしてオフィスでの撮影にご協力いただいた皆さんも(突然のお願いにもかかわらず)、ありがとうございました!

編注:本記事に記載されている内容は、2024年4月時点の情報に基づいています。

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